En muchos departamentos de compras hay una frase que se repite con frecuencia cuando las cosas empiezan a complicarse: “lo importante ahora es que llegue el material”. Y tiene sentido. Cuando hay tensión en la cadena de suministro, cambios de precios, incertidumbre logística o presión operativa, la prioridad pasa a ser mantener la actividad y evitar paradas.
El problema aparece cuando esa urgencia empieza a romper los procesos.
Entonces surgen situaciones que cualquier responsable de compras reconoce rápidamente:
- Pedidos que se realizan directamente al proveedor sin pasar por compras.
- Contratos que se ignoran porque “hay que ir más rápido”.
- Aprobaciones que se saltan para agilizar una operación.
- Facturas que llegan a contabilidad sin que exista un pedido previo.
A esto se le suele llamar Maverick Buying. Y aunque a veces se percibe como algo puntual, en realidad puede convertirse en una de las principales fuentes de fugas de gasto en una organización.
Qué es realmente el “maverick buying”
El término maverick buying se utiliza para describir compras que se realizan fuera de los procesos o acuerdos establecidos por la organización.
No siempre ocurre por mala intención. De hecho, en muchos casos aparece por motivos aparentemente razonables:
- Necesidad urgente de material o servicios.
- Procesos internos demasiado lentos.
- Falta de visibilidad sobre proveedores homologados.
- Presión por cumplir plazos operativos.
Sin embargo, cuando estas compras se producen fuera del control del área de procurement, aparecen varios riesgos importantes.
“Según distintos estudios de procurement, el maverick buying puede representar entre el 10 % y el 20 % del gasto total en algunas organizaciones.”
El verdadero problema no es la compra… es la falta de control del gasto
El primer impacto suele ser económico. Cuando una compra se realiza fuera de contrato o sin negociación previa, es habitual que:
- El precio sea más alto que el acordado con proveedores estratégicos.
- No se apliquen descuentos negociados.
- Se pierda poder de negociación en futuras compras.
Pero el impacto no termina ahí.
También aparecen problemas de trazabilidad del gasto. Por ejemplo:
- Facturas que llegan sin pedido asociado.
- Dificultades para validar si el precio es correcto.
- Discrepancias entre lo solicitado y lo entregado.
- Imposibilidad de comparar condiciones con otras ofertas.
En estos casos, el departamento de compras pierde visibilidad sobre lo que realmente está ocurriendo. Y cuando esto se repite, el control presupuestario empieza a deteriorarse.
Cuando la presión por rapidez rompe la gobernanza
En el contexto actual, donde muchos sectores siguen conviviendo con volatilidad de precios, tensiones logísticas y cambios en proveedores, la presión por tomar decisiones rápidas es cada vez mayor. Esto puede generar un dilema en las organizaciones.
Por un lado, procurement necesita mantener control y gobernanza sobre el gasto. Por otro, las áreas operativas necesitan agilidad para no frenar la actividad.
Cuando los procesos de compra no están bien diseñados o digitalizados, esta tensión suele resolverse de la peor forma posible: saltándose el proceso. Y ahí es donde el maverick buying empieza a crecer.
El flujo que protege a compras: pedido → albarán → factura
Una de las formas más eficaces de evitar fugas de gasto es establecer un principio claro en la organización: si no existe pedido, no debería existir factura.
El flujo pedido → albarán → factura permite asegurar que:
- La compra ha sido aprobada.
- Las condiciones están definidas antes de realizar el pedido.
- El proveedor entrega exactamente lo solicitado.
- La factura corresponde a lo acordado.
Este proceso, que puede parecer básico, es uno de los mecanismos más eficaces para mantener el control del gasto. Sin él, es muy difícil detectar desviaciones.
Cómo evitar que la rapidez implique pagar peor
Otro problema habitual aparece cuando las compras urgentes se realizan sin un proceso mínimo de comparación. En esos casos, el proveedor más cercano o más rápido termina siendo también el más caro.
La solución no pasa por ralentizar la compra, sino por hacer más ágil el proceso de negociación. Aquí es donde herramientas como la negociación electrónica permiten marcar la diferencia.
Cuando los equipos de compras pueden lanzar RFQs rápidas y estructuradas, incluso en situaciones urgentes es posible:
- Comparar varias ofertas.
- Mantener trazabilidad en la negociación.
- Documentar las condiciones acordadas.
- Tomar decisiones con mayor transparencia.
De esta forma, ir rápido no implica necesariamente pagar peor.
Cómo ayuda QSuitePro a evitar fugas de gasto
Plataformas de gestión de compras como QSuitePro están diseñadas precisamente para resolver este equilibrio entre control y agilidad. Entre otras capacidades, permiten:
- Forzar el flujo pedido → albarán → factura, evitando que aparezcan facturas sin pedido previo y asegurando la trazabilidad del gasto.
- Lanzar procesos de negociación electrónica, que permiten comparar proveedores de forma rápida y estructurada, incluso en compras urgentes.
Esto permite a los departamentos de compras mantener gobernanza sobre el gasto sin frenar la operación.
Gobernanza y agilidad: el nuevo equilibrio de procurement
En muchos sectores, procurement ya no opera en entornos estables y predecibles. Las decisiones deben tomarse más rápido, los proveedores cambian con mayor frecuencia y las condiciones de mercado evolucionan constantemente. En este contexto, el reto de los responsables de compras no es solo negociar mejor. También consiste en evitar que la urgencia rompa el control del gasto. Porque cuando el proceso desaparece, lo que aparece después suele ser difícil de recuperar: visibilidad, control presupuestario y poder de negociación. Y eso, en un entorno de presión sobre los costes, es un riesgo que pocas organizaciones pueden permitirse.
Si en tu organización aparecen facturas sin pedido, compras fuera de contrato o decisiones que se toman fuera del proceso, es probable que el problema no sea la urgencia… sino la falta de visibilidad y control sobre el flujo de compras.
Con QSuitePro, los departamentos de compras pueden mantener la gobernanza del gasto sin perder agilidad operativa. Solicita una demo de QSuitePro o contacta con nosotros en [email protected] y descubre cómo reforzar el control del gasto sin frenar la operación.
Preguntas frecuentes sobre Maverick Buying
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